Digitalización de la gestión de gastos en México para la industria de alimentos y bebidas a base de agave con Zoho Expense
Perfil del cliente
Sector: Fabricación de alimentos y bebidas a base de agave.
Ubicación: México
Empleados: más de 300
El reto:
La organización gestionaba los gastos de los empleados mediante procesos manuales y semimanuales. Las solicitudes de gastos se gestionaban mediante hojas de cálculo y correos electrónicos, lo que daba lugar a prácticas inconsistentes entre los equipos involucrados en la producción de agave, las operaciones comerciales y las actividades empresariales internacionales.
La falta de un proceso estandarizado reducía la transparencia y dificultaba el seguimiento de los gastos en tiempo real. El cumplimiento de los requisitos fiscales locales también dependía de comprobaciones manuales, lo que aumentaba la carga de trabajo de los equipos financieros y el riesgo de inconsistencias.
La solución:
Tecnología: Zoho Expense
Servicios: Servicio de implementación | Servicio de soporte | Servicio de optimización de procesos | Servicio de gestión del cambio
Fishtank Consultancy colaboró con la organización para implementar Zoho Expense como plataforma centralizada de gestión de gastos. La implementación siguió la metodología de implementación basada en las mejores prácticas de Fishtank Consultancy, lo que garantizó una puesta en marcha estructurada y alineada con el negocio.
La solución sustituyó los procesos manuales por un flujo de trabajo digital, lo que mejoró la visibilidad y el control, al tiempo que facilitó el cumplimiento de las obligaciones fiscales locales. Tras la implementación, Fishtank proporcionó un servicio de soporte continuo para garantizar la estabilidad del sistema, la adopción por parte de los usuarios y la optimización continua.
El enfoque
El compromiso se gestionó como una implementación estructurada seguida de un soporte continuo, lo que garantizó una transición fluida de los procesos manuales a una plataforma estandarizada de gestión de gastos.
Implementación guiada de Zoho Expense
Fishtank Consultancy dirigió la implementación integral de Zoho Expense utilizando una metodología de implementación guiada basada en las mejores prácticas. Esto incluyó el diseño de políticas de gastos, categorías, flujos de trabajo de aprobación y roles de usuario. La plataforma se configuró para reflejar la estructura organizativa que respalda las actividades de producción, comercialización y exportación de agave, así como las normas fiscales locales y los requisitos de presentación de informes.
Estandarización de procesos, transparencia y cumplimiento tributario
Se estandarizaron los procesos de gastos en todos los departamentos, creando una única fuente de información veraz sobre los gastos de los empleados. Los flujos de trabajo automatizados mejoraron los tiempos de respuesta de las aprobaciones, mientras que los controles integrados facilitaron la aplicación coherente de las políticas de gastos e impuestos. Los paneles de control en tiempo real proporcionaron a los equipos financieros una mayor visibilidad de los gastos y el cumplimiento normativo.
Gestión del cambio y capacitación de los usuarios
Como parte del proyecto, Fishtank Consultancy llevó a cabo una gestión del cambio estructurada para facilitar la adopción del sistema por parte de los usuarios en toda la organización. Esto incluyó la elaboración de documentación de formación personalizada y la impartición de sesiones de formación para los empleados y las partes interesadas del departamento financiero. Este enfoque garantizó que los usuarios comprendieran tanto el sistema como los procesos de gastos estandarizados, lo que propició un uso coherente desde el primer día.
Servicio de soporte continuo
Tras la puesta en marcha, Fishtank Consultancy proporcionó un servicio de soporte continuo para ayudar a los usuarios, gestionar los ajustes de configuración y garantizar que la plataforma siguiera cumpliendo los requisitos operativos y normativos. Esta asistencia continua contribuyó a mantener la adopción y a preservar el valor a largo plazo de Zoho Expense.
Resultados clave
Proceso de gestión de gastos totalmente digital y estandarizado.
Mayor transparencia y visibilidad en tiempo real de los gastos.
Mejor apoyo para el cumplimiento de los requisitos fiscales locales.
Ciclos de aprobación más rápidos y menor esfuerzo manual.
Aplicación coherente de las políticas fiscales y de gastos.
Mejora del control y la presentación de informes para las finanzas y la gestión.
«Excelente servicio y muy buena comunicación. Llevaron a cabo las sesiones de consultoría con amabilidad y respondieron muy rápidamente durante todo el proceso. Se comprometieron de verdad con mi proyecto y en términos de configuración, conseguimos exactamente lo que buscábamos como resultado final. Fue un verdadero placer trabajar con el equipo de Fishtank».
