Implementación de Zoho Expense para organizaciones de energías renovables en México
Perfil del cliente
Sector: Soluciones de energías renovables y biogás
Ubicación: México
Empleados: más de 200
El reto:
A medida que la organización expandió sus operaciones a múltiples regiones, la gestión de los gastos de los empleados se volvió más compleja. Los gastos relacionados con el trabajo de campo, la ejecución de proyectos, las actividades comerciales y los viajes se presentaban utilizando herramientas aisladas, como hojas de cálculo y aprobaciones por correo electrónico.
Este enfoque fragmentado provocó un manejo inconsistente de los gastos entre los equipos. Los equipos financieros tenían una visibilidad limitada del gasto hasta una fase avanzada del proceso y las conciliaciones requerían un esfuerzo manual considerable. La validación del cumplimiento de la normativa fiscal mexicana dependía de comprobaciones individuales, lo que aumentaba el esfuerzo operativo y el riesgo de errores a medida que crecía el volumen de transacciones.
La solución:
Tecnología: Zoho Expense
Servicios: Fishtank Service One
Fishtank Consultancy se asoció con la organización para introducir Zoho Expense como una plataforma única y centralizada para la gestión de los gastos de los empleados. La implementación siguió un enfoque estructurado y basado en las mejores prácticas para garantizar la alineación con las operaciones comerciales y la gobernanza financiera.
Los envíos manuales se sustituyeron por flujos de trabajo automatizados para los gastos, lo que mejoró la supervisión, la preparación para las auditorías y la adaptación a los requisitos de cumplimiento locales. Tras la implementación, Fishtank Consultancy siguió prestando apoyo continuo para estabilizar la solución y adaptarla a las necesidades operativas cambiantes.
El enfoque
Entrega por fases con soporte continuo
El compromiso combinó una fase de implementación controlada con soporte continuo tras la puesta en marcha, lo que permitió a la organización pasar a un proceso de gastos estandarizado sin interrumpir las operaciones diarias.
Diseño y configuración de la solución
Fishtank Consultancy diseñó políticas de gastos, estructuras de aprobación y roles de usuario adaptados al personal de campo y a los equipos comerciales de la organización. Zoho Expense se configuró para admitir gastos nacionales e internacionales, al tiempo que se ajustaba a los requisitos de validación y declaración de impuestos de México.
Consistencia operativa y visibilidad financiera
Los flujos de trabajo estandarizados garantizaron una gestión coherente de los gastos en todos los departamentos. Las aprobaciones automatizadas redujeron los retrasos, mientras que los controles integrados facilitaron la aplicación uniforme de las políticas. Los equipos financieros obtuvieron visibilidad en tiempo real a través de paneles de control e informes, lo que mejoró la supervisión y la toma de decisiones.
Adaptación y facilitación del cambio
Para impulsar la adaptación, Fishtank Consultancy llevó a cabo actividades de habilitación específicas, que incluyeron documentación basada en funciones y sesiones de sesiones de capacitación para empleados y responsables financieros. Este enfoque contribuyó a integrar los nuevos procesos y fomentó un uso coherente del sistema.
Soporte continuo y optimización
Tras la puesta en marcha, Fishtank Consultancy proporcionó un servicio de soporte continuo para responder a las preguntas de los usuarios, perfeccionar las configuraciones y responder a los cambios normativos o empresariales. Esto garantizó que la plataforma siguiera aportando valor a medida que la organización crecía.
Resultados clave
Gestión centralizada y estandarizada de los gastos en toda la organización.
Mayor transparencia y visibilidad prácticamente en tiempo real del gasto de los empleados.
Reducción del esfuerzo manual en el ámbito financiero y aumento de la eficiencia operativa.
Mayor alineación con los requisitos fiscales y de cumplimiento normativo de México.
Ciclos de aprobación más rápidos y aplicación más coherente de las políticas.
Mejora de la información financiera y del control de gestión.
«Recomiendo encarecidamente al equipo de Fishtank. Están totalmente comprometidos con los objetivos del cliente y siempre buscan soluciones que favorezcan un control estricto de los gastos, al tiempo que se adaptan a las necesidades de la organización. Son eficientes, atentos a cualquier problema que pueda surgir y aportan una gran experiencia y disposición siempre que se les necesita».
